Intro programmarsi la giornata

In questo articolo voglio condividere con te la mia strategia di gestione del tempo per avere la massima produzione ogni giorno. Utilizzeremo uno strumento di lavoro completamente gratuito “Trello” per la gestione delle task da fare e rimanere al passo con i target giornalieri. Spesso e volentieri in questo blog condivido alcune strategie e strumenti, ma senza la giusta gestione del tempo ti ritroverai in un  vortice di confusione.

Come puoi immaginare essendo parte del team di Marketing Genius e gestendo numerosi clienti, é un’attimo perdere la concentrazione e non portare avanti una task per questo motivo ogni singola giornata deve essere pianificata perfettamente, dando anche spazio a delle variabili ma senza perdere il focus principale. Nonostante lavoro circa 17 ore al giorno con le mie pause di formazione giornaliera, sono pochisse ore per quello che devo produrre e devo massimizzarle veramente al massimo.

Come organizzarsi la giornata

Personalmente io utilizzo diversi metodi e non solo trello (software per pc / mac e smartphone) ma spesso e volentieri uso ancora carta e penna perché sono 100% sicuro che non ho nessuna distrazione. Ogni giorno prima di chiudere la giornata mi scrivo le task principali essenziali del giorno dopo e quelle variabili ovvero che posso anche posticipare ma che se riesco a fare, sicuramente mi renderanno le giornate successive meno faticose. É importante quando inizi ad avere molti “goals” di avere tutto chiaro e non cadere nella trappola dell’ansia e confusione mentale. Ci sono momenti che puoi trovarti in situazioni dove hai troppe task e vuoi concluderle tutte e andrai in panico totale, quindi un bel respiro e concludi bene una alla volta.

Nel foglio di carta mi scrivo 4 step per ogni task

• Orario dalle ore alle ore
• Nome delle task
• Urgenza: Essenziale / Non essenziale
• Stato: Completata / Rivedere

Come non bloccarsi durante l’esecuzione delle task

Soprattutto nella creazione di pagine web etc, nonostante io mi prepari prima un piano su carta di come voglio creare le pagine, puó capitare che ci sono dei problemi che vengono fuori e richiedono piú tempo del dovuto, magari invece di dedicarci 1 ora mi ritrovo a dedicarcene almeno 2 o 3 e questo comporta un rallentamento di tutte le altre task essenziali che devo portare avanti. In questo caso andró a mettere nello stato “rivedere” e passeró alla task successiva. Sicuramente mi ritroveró con una task essenziale che dovevo terminare da rivalutare ma porteró avanti almeno le task essenziali. Quello che non vuoi fare é ritrovarti bloccato in un vortice di confusione per colpa di una task specifica, rallentando tutte le altre, non c’é niente di male nel tornarci piú tardi quando si é lucidi sulla task che ci sta rallentando.

Differenza tra una task essenziale e non essenziale

Dal mio punto di vista lavorativo e organizzazione una task essenziale é quella che mi permette di sbloccare un’altro step del lavoro e soprattutto sono quelle che sono molto vicine alla data di consegna invece come task non essenziale sono quelle che sono opzionali e non servono a sbloccare un processo del progetto ma sono solo “revisioni” e funzioni in piú al progetto. Ad esempio nella creazione di un sito web potrei dire che l’installazione del CMS é una task essenziale invece l’intallazione del pixel é non essenziale in quanto posso farla anche verso la fine del progetto.

Bloccare i social media e telefoni

Dovrai essere in grado di staccare a momenti i social media come Facebook, Instagram e il telefono mentri lavori, siamo in un mondo pieno di continue distrazioni, notifiche ogni minuto e per la massima concentrazione devi riuscire a sparire nel nulla ed avere il massimo focus solo sulle task essenziali e nient’altro.

Come organizzo Trello per l’avanzamento del progetto

Trello che é uno strumento veramente potente e ti permette di organizzarti i tuoi progetti in modo chiaro e pratico, mi da la possibilitá di avere una chiara visione dell’avanzamento di tutte le task e posso spostarle ogni volta che vengono completate. Inoltre posso comunciare con il team su cambiamenti e condividere files importanti. Io personalmente organizzo la pipeline cosi:

• Progetto
• Analisi progetto
• Task essenziali in lavorazione
• Task essenziali completate
• Task non essenziali
• Task non essenziali in lavorazione
• Task non essenziali completate
• Revisione e Double-Check
• Push to Live
• Consegna

Come vedi ho diversi step che mi permettono di avere tutto perfettamente sotto controllo, oltre al mio classico foglio di carta per le task giornaliere. Insomma trello mi serve come gestione generale delle task, invece il mio foglio di carta per le task che faró in giornata, anche perhcé poi ogni foglio lo completo 100% ogni giorno, altrimenti fallisce la missione giornaliera.

Come installare trello e configurarlo

Trello é un software gratuito che puoi scaricare dal sito ufficiale trello.com ed é compatibile con Windows, Mac etc, una volta installato potrai creare un account e invitare il tuo team se desideri condividere un progetto. Trello si basa su “board” e “card” le board sono i progetti e le “card” sono le task all’interno del progetto, potrai anche inserire dei “label colorati” per identificare ogni task in maniera facile e intuitiva. Ad sempio alcuni label colorati che io utilizzo sono:

• Pagamento ricevuto (verde)
• Pagamento in attesa (giallo)
• PushtoLive (Verde scuro)
• In lavorazione (arancione)
• ProgettoReady (Blu)
• InattesadiContenuti (rosso)
• Standby (Rosso)

Insomma poi ti organizzi tu come vuoi tutto, io personalmente ho organizzato tutto con questi colori.

Una task per ogni ora del giorno

Vedi, uno dei migliori metodi che trovo veramente utile, é impostare ogni task per ogni ora di produzione. Se una task richiedere due ore, la imposto comunque per 1 ora e piuttosto lo stato cambiera con “rivedere”, il motivo é molto semplice, fissandomi un ora di tempo avró e dovró essere il piú concentrato possibile in 60 minuti se invece decidessi di avere 120 minuti, molto probabilmente me la prenderei con molto calma e rischierei di non produrre al 100% e massimizzare ogni minuto di produzione. Lo so ti sembrerá anche un pó troppo anormale come pratica e forse troppo stressante ma ti assicuro che invece alla fine della giornata ti ritroverai con meno pensieri e potrai concentrarti sulle task del giorno dopo! Ci tengo a precisare che ho circa 15/20 minuti per organizzarmi per la task successiva. Quindi non sono veramente ogni ora del giorno.

Bere tanta acqua, anzi tantissima!

C’é un segreto per tenere il cervello sempre fresco e ti sembrerá assurdo ma bere tanta acqua mentre lavori al pc é importantissimo, non servono caffé, Redbulls e energy drinks ma solamente acqua. Rimanere freschi aiuta il corpo e la mente a lavorare bene, io personalmente mi preparo anche qualche caramella che degli zuccherri servono sempre!

Quante pause fare al giorno?

Puoi fare quante pause al giorno vuoi, l’importante é che porti a termine le tue task essenziali in qualsiasi modo. Io in alcuni momenti lavoro anche di notte se ritengo che per la concentrazione di quella task ho bisogno di un’ambiente calmo e senza qualsiasi rumore. Spesso é consigliato dormire presto e svegliarsi prima ma non siamo tutti uguali quindi devi trovare il tuo equilibrio. Il mio é equilibrio lo conosco molto bene sinceramente mi piace dedicare almeno 2 ore di notte ad alcune task e solitamente sono quelle “non essenziali”.

Conclusione gestione del tempo

Questo articolo l’avrai trovato molto diverso da tutti gli altri in questo blog, ma é di un’estrema importanza per il successo della tua carriera digitale, devi trovare il modo di organizzarti perfettamente le giornate soprattutto quando inizi ad avere diverse attivitá da gestire. Fammi sapere come gestisci il tuo tempo che sono curioso.